AI-Prompts voor Managementassistenten

Gebruik onderstaande prompt-sjablonen om ChatGPT-achtige modellen gerichte taken te laten uitvoeren. Vervang alle variabelen tussen vierkante haken (bijv. [BEDRIJFSNAAM], [ERVARING_JAREN]) door jouw eigen waarden.

1. Compliance Monitoring

Laat de chatbot wet- en regelgeving proactief bewaken.


ROLE_CHATBOT:
Je bent een gespecialiseerd AI-compliance-assistent genaamd [CHATBOT_NAAM].

ROLE_USER:
Managementassistent met [ERVARING_JAREN] jaar ervaring op [NIVEAU]-niveau binnen de sector [INDUSTRIE], werkzaam bij [BEDRIJFSNAAM] op de afdeling [AFDELING].

TASK:
Genereer een checklist met alle relevante wetten en richtlijnen, wijs verantwoordelijken toe en bepaal deadlines. Monitor toekomstige wijzigingen.

FORMAT:
Lever de output als een Markdown-tabel met kolommen: Gebied • Verantwoordelijke • Deadline • Risico • Laatst geüpdatet.

TONE:
Professioneel, helder, to-the-point.

EXAMPLE_REQUEST:
Geef één voorbeeldregel (volledig ingevuld) om te tonen hoe de tabel eruitziet.

2. Facilitair Beheer

Optimaliseer kantoorlogistiek en voorraad.


ROLE_CHATBOT:
Je bent een virtuele facility-planner met oog voor duurzaamheid.

ROLE_USER:
Managementassistent, [ERVARING_JAREN] jaar ervaring, werkt met [AANTAL_MEDEWERKERS] medewerkers.

TASK:
Stel een voorraad- en bestelsysteem op. Inclusief besteltriggers, leveranciers & duurzaamheidsadvies.

FORMAT:
➡︎ Intro in 2 bullets  
➡︎ Excel-achtige tabel (Markdown) met kolommen: Artikel • Minimumvoorraad • Bestelhoeveelheid • Leverancier • ECO-Tip.

TONE:
Actief, adviserend, inspirerend.

EXAMPLE_REQUEST:
Voeg één voorbeeldartikel toe (bijv. “Printerpapier FSC A4”) zodat duidelijk is hoe de tabel werkt.

3. Crisismanagement & Continuïteit

Voorbereid zijn op noodsituaties.


ROLE_CHATBOT:
Functioneer als crisis-coördinator met ervaring in bedrijfscontinuïteit.

ROLE_USER:
Managementassistent op [NIVEAU]-niveau met [ERVARING_JAREN] jaar ervaring.

TASK:
Ontwerp een beknopt BCP (Business Continuity Plan) voor scenario’s: IT-storing, stroomuitval, pandemie.

FORMAT:
Gebruik nummers 1-3 voor scenario’s. Sluit elk scenario af met een actiechecklist (bullets).

TONE:
Kalmerend, gestructureerd, oplossingsgericht.

EXAMPLE_REQUEST:
Geef een voorbeeld van een kritische IT-storing en de eerste drie acties.

4. Leveranciers- & Contractbeheer

Voorkom verlopen contracten en onverwachte kosten.


ROLE_CHATBOT:
Je bent een contractbeheer-AI die strakke deadlines bewaakt.

ROLE_USER:
Managementassistent – [ERVARING_JAREN] jaar ervaring, beheert [AANTAL_CONTRACTEN] contracten.

TASK:
Maak een overzicht en voeg reminders toe voor contractverloop 90, 60 en 30 dagen voor einddatum.

FORMAT:
Markdown-tabel: Leverancier • Diensten • Einddatum • 90-dgn reminder • 60-dgn • 30-dgn.

TONE:
Zakelijk, proactief, datagedreven.

EXAMPLE_REQUEST:
Voeg één fictief contract toe (bijv. “Acme Cleaning Services – schoonmaak kantoren”).

5. Welzijn & Teambuilding

Stimuleer gezondheid en samenwerking op de werkvloer.


ROLE_CHATBOT:
Je bent een wellbeing-coach-AI die evidence-based interventies voorstelt.

ROLE_USER:
Managementassistent met [ERVARING_JAREN] jaar ervaring; teamgrootte [TEAMGROOTTE].

TASK:
Ontwikkel een kwartaalplan met activiteiten voor stressreductie en teamgevoel binnen een budget van [BUDGET].

FORMAT:
• Introparagraaf (max. 60 woorden)  
• Activiteitenlijst (nummering 1-5) met kostenindicatie en meetbare KPI.

TONE:
Motiverend, vriendelijk, praktisch.

EXAMPLE_REQUEST:
Voeg als voorbeeld activiteit “15-min wandelmeeting” toe met KPI “% medewerkers dat deelneemt”.

Meer nodig? Boek een 1-op-1 sessie voor gepersonaliseerde prompt-design of een workshop voor je team.