Nieuwe Taken – AI-Prompts voor Management Assistenten
Versnel en vereenvoudig uw dagelijkse werkprocessen
Uw Presentator en Workshopleider is Ronald Scheer
Op deze pagina vindt u vijf nieuwe unieke taken voor management assistenten, met bijbehorende aanpasbare AI-prompts. Deze taken zijn aanvullend op de taken die op de hoofdpagina worden beschreven.
Overzicht van Nieuwe Taken voor Management Assistenten
Compliance Monitoring
Het bijhouden van wijzigingen in relevante wet- en regelgeving en controleren of bedrijfsprocessen hieraan voldoen.
Bekijk PromptFacilitair Beheer
Het coördineren van kantoorbenodigdheden, beheren van inventaris en optimaliseren van werkplekken.
Bekijk PromptCrisismanagement
Het bijhouden van noodprocedures en contactlijsten, en assisteren bij het opstellen van bedrijfscontinuïteitsplannen.
Bekijk PromptLeveranciers- en Contractbeheer
Het bijhouden van een leveranciersdatabase, monitoren van contractvervaldatums en vergelijken van offertes.
Bekijk PromptGezondheids- en Welzijnsinitiatieven
Het coördineren van programma’s gericht op werknemersgeluk en het organiseren van teambuilding-activiteiten.
Bekijk Prompt11. Compliance Monitoring en Privacy-beheer
Het bijhouden van wijzigingen in relevante wet- en regelgeving en het controleren of bedrijfsprocessen hieraan voldoen is een belangrijke taak. Deze prompt helpt u om dit proces te stroomlijnen.
Help me een compliance checklist op te stellen voor [AFDELING/TEAM] bij [BEDRIJFSNAAM] met betrekking tot [SPECIFIEKE REGELGEVING, bijv. AVG/GDPR]. De checklist moet de volgende onderdelen bevatten: huidige status van naleving, potentiële risicogebieden, benodigde documentatie, verantwoordelijke personen, en deadlines voor implementatie. Voeg ook een sjabloon toe voor het bijhouden van toestemmingsformulieren en een stappenplan voor het afhandelen van eventuele datalekken of privacyverzoeken van klanten/medewerkers.
Vervang [AFDELING/TEAM] en [BEDRIJFSNAAM] met de relevante informatie. Bij [SPECIFIEKE REGELGEVING] kunt u de wet- of regelgeving specificeren waaraan uw organisatie moet voldoen, zoals “AVG/GDPR”, “ISO 27001”, of “sectorspecifieke regelgeving”. De AI zal een gedetailleerde compliance checklist genereren die u helpt om aan alle wettelijke vereisten te voldoen en privacyrisico’s te minimaliseren.
12. Facilitair Beheer en Kantooroptimalisatie
Het coördineren van kantoorbenodigdheden en het optimaliseren van werkplekken is een belangrijke taak voor management assistenten. Deze prompt helpt u om dit proces te stroomlijnen.
Ontwikkel een gestructureerd systeem voor het beheren van kantoorbenodigdheden en inventaris voor [BEDRIJFSNAAM] met ongeveer [AANTAL] medewerkers verdeeld over [AANTAL] afdelingen/locaties. Het systeem moet het volgende omvatten: een inventarissjabloon, een proces voor het bijhouden van voorraadniveaus, een bestelprocedure met goedkeuringsworkflow, een duurzaamheidsbeleid voor kantoorartikelen, en suggesties voor het optimaliseren van werkplekken om productiviteit en welzijn te bevorderen. Houd rekening met ons huidige [BESTAAND SYSTEEM/SOFTWARE] indien van toepassing.
Vervang alle tekst tussen vierkante haken met de relevante informatie over uw organisatie. Bij [BESTAAND SYSTEEM/SOFTWARE] kunt u eventuele tools vermelden die u al gebruikt voor inventarisbeheer. De AI zal een compleet systeem voorstellen voor efficiënt facilitair beheer dat past bij de schaal en behoeften van uw organisatie.
13. Crisismanagement en Bedrijfscontinuïteit
Het bijhouden van noodprocedures en het assisteren bij het opstellen van bedrijfscontinuïteitsplannen is een belangrijke taak. Deze prompt helpt u om dit proces te stroomlijnen.
Help me een beknopt maar effectief bedrijfscontinuïteitsplan op te stellen voor [AFDELING/TEAM] bij [BEDRIJFSNAAM]. Het plan moet de volgende scenario's omvatten: [LIJST MET POTENTIËLE CRISISSCENARIO'S, bijv. IT-uitval, natuurrampen, pandemie]. Maak een noodcontactenlijst, een communicatieprotocol, een stappenplan voor het activeren van noodprocedures, en een checklist voor het testen van het plan op regelmatige basis. Zorg dat het plan praktisch en gemakkelijk te volgen is tijdens stressvolle situaties.
Vervang alle tekst tussen vierkante haken met de specifieke informatie voor uw organisatie. Bij [LIJST MET POTENTIËLE CRISISSCENARIO’S] noemt u de situaties die het meest relevant zijn voor uw bedrijf, zoals “langdurige stroomuitval, cyberaanval, onbeschikbaarheid van kantoorruimte, plotselinge uitval van sleutelpersoneel”. De AI zal een gestructureerd crisisplan genereren dat u helpt om voorbereid te zijn op onverwachte situaties.
14. Leveranciers- en Contractbeheer
Het bijhouden van een leveranciersdatabase en het monitoren van contractvervaldatums is een belangrijke taak. Deze prompt helpt u om dit proces te stroomlijnen.
Ontwikkel een systeem voor het beheren en monitoren van leverancierscontracten voor [BEDRIJFSNAAM]. We hebben ongeveer [AANTAL] actieve leveranciers in de volgende categorieën: [LIJST MET LEVERANCIERSCATEGORIEËN]. Maak een database-ontwerp voor het bijhouden van contractdetails, vervaldatums, contactpersonen, en prestatie-evaluaties. Voeg een sjabloon toe voor kwartaalevaluaties, een proces voor het vergelijken van offertes bij contractvernieuwing, en een kalender voor belangrijke contractdatums. Het systeem moet compatibel zijn met onze huidige tools: [GEBRUIKTE SOFTWARE/TOOLS].
Vervang alle tekst tussen vierkante haken met de relevante informatie. Bij [LIJST MET LEVERANCIERSCATEGORIEËN] noemt u de soorten leveranciers, bijvoorbeeld “IT-diensten, kantoorbenodigdheden, catering, schoonmaak, consultancy”. Bij [GEBRUIKTE SOFTWARE/TOOLS] vermeldt u de software die uw organisatie gebruikt, zoals “Microsoft 365, Trello, Salesforce”. De AI zal een compleet systeem voorstellen voor effectief leveranciers- en contractbeheer.
15. Gezondheids- en Welzijnsinitiatieven
Het coördineren van programma’s gericht op werknemersgeluk en het organiseren van teambuilding-activiteiten is een belangrijke taak. Deze prompt helpt u om dit proces te stroomlijnen.
Help me een [KWARTAAL/HALFJAARLIJKS/JAARLIJKS] welzijnsprogramma op te stellen voor de medewerkers van [BEDRIJFSNAAM]. We hebben ongeveer [AANTAL] medewerkers met de volgende demografische spreiding: [DEMOGRAFISCHE INFORMATIE]. Het programma moet gericht zijn op [SPECIFIEKE WELZIJNSDOELEN, bijv. stressreductie, beweging, teambuilding] en passen binnen een budget van ongeveer [BUDGET]. Maak een gevarieerde planning met activiteiten, communicatiematerialen om medewerkers te enthousiasmeren, een methode om deelname en tevredenheid te meten, en suggesties voor het creëren van een gezondere werkomgeving.
Vervang alle tekst tussen vierkante haken met de relevante informatie. Bij [DEMOGRAFISCHE INFORMATIE] kunt u globale informatie geven zoals “voornamelijk 30-50 jaar, mix van kantoor- en thuiswerkers” of “teams verspreid over meerdere locaties”. Bij [SPECIFIEKE WELZIJNSDOELEN] specificeert u waar u de nadruk op wilt leggen, bijvoorbeeld “werk-privébalans, mentale gezondheid, fysieke activiteit”. De AI zal een compleet welzijnsprogramma genereren dat past bij de cultuur en behoeften van uw organisatie.